Januar 2012 (Wer hilft mir bei der Arbeit ?, Update 4.85)

Der Inhalt dieses Newsletters

• Wer hilft mir bei der Arbeit
  Intelligente Arbeitsteilung im Unternehmen
  
• Update Version 4.85
  Aufgabenbereiche fördern soziologische Aspekte
• Evaluierungsversion 4.85
  Hier können Sie feststellen, was in OfficeTalk steckt

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Intelligente Arbeitsteilung im Unternehmen

In einem Unternehmen arbeiten Menschen in kooperativer Weise an einem gemeinsamen Ziel. Dabei ist jeder Mitarbeiter für einen Teilbereich verantwortlich. Die Teilergebnisse werden in unternehmensspezifischer Art zum Ganzen zusammengefügt. Das zur Theorie…
In der Praxis sieht dies meistens doch etwas anders aus ! Ein Mitarbeiter ist krank und kann seinen Termin nicht einhalten. Aber leider hat er vergessen,  diesen Umstand den betroffenen Mitarbeitern mitzuteilen. Oder ein Mitarbeiter ist schlicht überlastet und kann wichtige Ergebnisse nicht termingerecht liefern.
Hier helfen in der Regel menschliche Eigenschaften wie Hilfsbereitschaft, Fürsorge, usw.
Da in den meisten Unternehmen mittlerweile Softwaresysteme für das Erreichen der Geschäftsziele eingesetzt werden, sollten diese Systeme auch die eben genannten soziologischen Aspekte unterstützen.  Und hier kommt der Begriff „Workflow“ ins Spiel. Den Arbeitsfluss im Unternehmen mit Workflowsystemen zu unterstützen fördert die Effektivität der Mitarbeiter. Optimaler Weise sollten dabei auch die genannten soziologischen Aspekte gefördert werden. Die meisten Systeme zur Unternehmenssoftware lassen diese Aspekte leider völlig außen vor. Jedoch nicht die Business-Prozess-Management-Suite OfficeTalk !
Durch die Initiative eines Systempartners unterstützt OfficeTalk jetzt auch die soziologischen Aspekte Hilfsbereitschaft, Fürsorge, usw. in der Form von Aufgabenbereichen. Mit Aufgabenbereichen können Mitarbeiter softwaregestützt anderen Mitarbeitern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben helfen. Dadurch wird die Effektivität der Abläufe im UInternehmen noch weiter gesteigert und verbessert.

Update Version 4.85

Das Update 4.85 ist ab dem 1. Februar 2012 verfügbar. Die Änderungen und Erweiterungen sind 100 % zu den Vorgängerversionen 2.00 bis 4.84 kompatibel.

Aufgabenbereiche
Mit Aufgabenbereiche können Mitarbeiter andere Mitarbeiter im Rahmen des Workflows bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützen.

Wann sind Aufgabenbereiche geboten:
Wenn Aufgaben (Prozesse) ersatzweise auch von anderen Mitarbeitern erledigt werden sollen, indem ein Mitarbeiter in die Workflowrolle eines anderen Mitarbeiters übernehmen soll.

Konkurrierende Vorgangs-Prozessbearbeitung
Die Ausführung gleichartiger Vorgänge/Prozesse wurde deutlich beschleunigt.

Wann liegt eine konkurrierende Vorgangs-/Prozessbearbeitung vor:
Wenn mehrere Bearbeiter gleichzeitig gleichartige Vorgänge/Prozesse ausführen müssen.

Umfangreiche Änderungen von Skripts und Makros
Im Rahmen der Wartung und Weiterentwicklung von Vorgangsvorlagen/Prozessen unterstützt Sie der Änderungsassistent für Skripts und Makros.

Wann ist der Änderungsassistent sinnvoll
Der Änderungsassistent vereinfacht Änderungen in Skripts und Makros erheblich.

Hirarchiebrowser für die Ausführung von Teilvorgängen-/Prozessen
Wenn in einem Vorgang/Prozess Teilvorgänge/Prozesse gestartet wurden, können Sie jetzt mit dem Hirarchiebrowser sehen, wie weit der gestartete Teilvorgang/Prozess bearbeitet ist.

Wann ist der Hirachiebrowser für Teilvorgangs/-Prozesse hilfreich
Wartet der Vorgang/Prozess auf einen gestartete Teilvorgang/Prozess, und ist dieser Teilvorgang/-Prozess noch nicht beendet, zeigt Ihnen der Hirarchiebrowser, den Status des Teilvorgangs/-Prozesses.

Der Delegationsbrowser
Der Delgationsbrowser zeigt Ihnen, welche Vorgänge/Prozesse Sie zur Bearbeitung an andere Bearbeiter delegiert haben.

Wobei ist der Delegationsbrowser hilfreich
Wenn Sie Aufgaben an andere Bearbeiter delegiert haben, uns Sie wissen müssen, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist, liefert Ihnen der Delegationsbrowser wertvolle Informationen.

OfficeTalk Evaluierungsversion 4.85

Die derzeitig Stand der Evaluierungsversion 4.85 steht bereits für Sie auf der JOOPS-Homepage http://www.joops.com zum Download bereit. Wenn Sie sich für OfficeTalk interessieren, und OfficeTalk live erleben wollen, zeigt die zeitlich gegrenzte Vollversion anhand von verschiedenen praktischen Beispielen die Möglichkeiten und das große Potential, das OfficeTalk in einem Unternehmen freisetzen kann.

Wählen Sie in der Menüleiste links den Punkt Download und auf der nächsten Seite in der Auswahlliste OfficeTalk oder OfficeTalk English , je nach gewünschter Sprachversion.
In der Auswahlliste Plattform wählen Sie die gewünschte Plattform Windows oder Linux . Das Setup für Linux enthält beide Sprachversionen (englisch und deutsch).

OfficeTalk November 2011 (Rentabilität vs. Aufwand, Update 4.83)

Herzlich willkommen zum OfficeTalk - Newsletter

Dieses Newsletter soll Sie über Neuigkeiten zum Thema Business-Process-Management und zum Thema OfficeTalk informieren. Wenn Sie bereits Anwender von OfficeTalk sind, werden Sie hier wichtige Hinweise zum Einsatz finden. Wenn Sie (noch) kein Anwender  von OfficeTalk sind, werden Sie hier vielleicht auch Antworten auf Fragen zum Thema Business-Process-Management und zu deren Lösung finden können.

Der Inhalt dieses Newsletters

• Rentabilität versus Aufwand
  Rechnet sich der Einsatz einer Business-Process-Management-Lösung ?
  OfficeTalk für nur 40,– € pro Monat/Benutzer, geht das ?
  Unternehmen können ihre Abläufe kostenneutral verbessern !
• Update Version 4.83
  Intelligente Vorgangsdialoge
• Evaluierungsversion 4.83
  Hier können Sie feststellen, was in OfficeTalk steckt
  

Rentabilität einer Business-Process-Management-Lösung

Bei der Anschaffung eine Softwaresystems spielt die Frage der Rentabilität des Systems eine große Rolle. Der Begriff „Return-Of-Invest“ ist dabei von zentraler Bedeutung. Die Antworten auf Fragen wie zum Beispiel „Nach welchem Zeitraum hat sich der Einsatz amortisiert ?“ oder „Ab wann arbeite ich mit dem System in der Gewinnzone ?“ tragen nicht unwesentlich zur Entscheidung für ein Softwaresystem bei. Je früher durch das System seine Anschaffungskosten eingespielt sind, desto eher wird die Entscheidung dafür fallen. Die Frage der Funktionalität eines Systems darf bei diesen Überlegungen natürlich vernachlässigt werden ! Auch Business-Prozess-Management-Systeme müssen sich diesen Fragen stellen.  Unabhängig von der Tatsache dass gerade derartige Softwaresysteme nicht unerheblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen können (siehe zum Beispiel BPM-Projekte machen Unternehmen fit für Krisenzeiten und Business Process Management (BPM): Intelligente Unternehmens …).Um Ihnen die Rentabilität der Business-Prozess-Management-Suite OfficeTalk aufzuzeigen, haben wir einige Amortisationsberechnungen für den „Return-Of-Invest“ bereitgestellt. Die Berechnungen basieren auf den Einsatz in mittelständischen Firmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern. Diese Berechnungen können Sie auf Ihre Unternehmensgröße umlegen und so selbst entscheiden, ob der Einsatz von OfficeTalk für Ihr Unternehmen  in Frage kommt.

• Amortisationsrechnung
  für eine Finanzmakleragentur
• Amortisationsrechnung
  für einem Unternehmen mit Projektsteuerungsaufgaben
• Amortisationsrechnung
  für eine Steuerkanzlei

OfficeTalk für 40,– € pro Monat/Benutzer

Sie werden sich sicher fragen, OfficeTalk für 40,– pro Monat geht das ? Wir können Ihnen sagen, ja das ist möglich !

Damit Sie dieses mächtige Verbesserungspotential für Ihr Unternehmen auch nutzen können, hat die JOOPS Informationstechnik GmbH mit der MMV-Leasing eine Kooperation geschlossen. Das ermöglicht Ihnen die mehrfach ausgezeichnete BPM-Lösung OfficeTalk für die Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse zu höchst interessanten Konditionen zu beziehen.
Hier einige Konditionsbeispiele. Die Preise basieren auf dem OfficeTalk/MSP Startpaket für 5 Benutzer.

• 73,76 € pro
  Monat und Benutzer
  = 368,00 € (24 Monate)
• 51,68 € pro
  Monat und Benutzer =
  258,00 € (36 Monate)
• 40,64 € pro
  Monat und Benutzer =
  203,20 € (48 Monate)

Jetzt steht der Verbesserung der Abläufe in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege ! Erste Informationen erhalten Sie unter 089-6006920 oder senden Sie eine E-Mail an OfficeTalk@joops.com.

OfficeTalk Update Version 4.83

Das Update 4.83 ist ab dem 14. November 2011 verfügbar. Die Änderungen und Erweiterungen sind 100 % zu den Vorgängerversionen 2.00 bis 4.82 kompatibel.
Intelligente Vorgangsdialoge
Vorgangsdialoge sind die sichtbare Schnittstelle der Vorgänge zum Menschen und deshalb sie sollen möglichst komfortabel gestaltet sein. Um dies auch für Dialoge mit vielen Informationsfeldern sicher zu stellen, können jetzt diese Dialoge noch ergonomischer gestaltet werden. Sowohl den gesamte Vorgangsdialog, als auch einzelne Bereiche des Vorgangsdialoges können mit Bereichen zum Blättern versehen werden. Dadurch ist es möglich, auch große Vorgangsdialolge mit vielen Informationen kleiner, und trotzdem ergonomisch zu gestalten,

Wann sind intelligente Vorgangsdialoge angesagt:
Wenn der Vorgang vielen Eingaben erfordert, die Dialoge dazu aber trotzdem übersichtlich gestaltet werden sollen, bieten sich intelligente Vorgangsdialoge an.

Erweiterter Assistent zur Bearbeitersuche
Die Suche nach Informationen im Unternehmen kann sich besonders in großen Unternehmensstrukturen als schwierig erweisen. Fragen wie „Welchem Bearbeiter fehlen noch die Rechte zum Delegieren eines Vorgangs“ sind unter Umständen wichtig, aber nicht so einfach zu beantworten. Damit auch diese Arten der Suche besser unterstützt werden, wurde der Assistent zur Bearbeitersuche entsprechend erweitert. Der Assistent unterstützt jetzt sowohl die unscharfe und scharfe Suche, als auch die verneinende Suche im Unternehmen.

Wann ist eine un/scharfe oder verneinende Suche erforderlich:
Wenn eine neue Vorgangsvorlage produktiv geschaltet werden soll, müssen die davon betroffenen Bearbeiter auch die erforderlichen Ausführungsrechte besitzen. Um festzustellen, wo hier noch Ergänzungsbedarf besteht, stellen die erweiterten Suchkriterien des Assistenten eine wertvolle Hilfe dar.

Neues Portal für die Versionsüberprüfung
Damit Sie jederzeit ihre installierte Programmversion überprüfen können, wurde ein Webportal eingeführt. Damit können Sie prüfen lassen, ob Ihre installierte Version aktuell ist, und falls nicht, erhalten Sie Empfehlungen für eine mögliche Aktualisierung. Außerdem
können Sie die Änderungshistorie einsehen. Darin sind die Änderungen der Updates in chronologischer Reihenfolge dokumentiert. Das neue Menü Hilfe-Versionsprüfung im Eingangsdialog liefert Ihnen all diese Informationen.

Wann ist eine Versionsprüfung sinnvoll:
Wenn Sie festzustellen wollen, ob eine gewünschte neue Funktionalität, oder die Behebung einer Unzulänglichkeit in Ihrer installierten Programmversion verfügbar ist, können Sie dies jetzt auf einfache Weise feststellen. Denn Sie wissen ja, ein gutes Softwaresystem lebt, und wird ständig weiter entwickelt !

OfficeTalk Evaluierungsversion 4.83

Die derzeitig Stand der Evaluierungsversion 4.83 steht bereits für Sie auf der JOOPS-Homepage http://www.joops.com zum Download bereit. Wenn Sie sich für OfficeTalk
interessieren, und OfficeTalk live erleben wollen, zeigt die zeitlich gegrenzte Vollversion anhand von verschiedenen praktischen Beispielen die Möglichkeiten und das große Potential, das OfficeTalk in einem Unternehmen freisetzen kann. Wählen Sie in der Menüleiste links den Punkt Download  und auf der nächsten Seite in der Auswahlliste OfficeTalk oder OfficeTalk English , je nach gewünschter Sprachversion. In der Auswahlliste Plattform wählen Sie die gewünschte Plattform Windows oder Linux . Das Setup für Linux enthält beide Sprachversionen (englisch und deutsch).

August 2011 (BPM-Diskussionsportale, Update 4.80)

Der Inhalt dieses Newsletters

• BPM-Diskussionsportale
  Menschen leben vom Informationsaustausch !
  
• Leitfaden zur Einführung der BPM-Suite OfficeTalk
  Ein Weg OfficeTalk in Unternehmen einzuführen
• Ankündigung Update Version 4.80
  Sicherheit und Bedienung
• Evaluierungsversion 4.76
  Hier können Sie feststellen, was in OfficeTalk steckt
  

Das BPM-Diskussionsportal

Das Diskussionsportal http://blogofficetalk.wordpress.com wurde bisher sehr gut aufgenommen. Wie sein Name schon sagt, können Sie sich in dem Portal mit gleichgesinnten Personen zum Thema Geschäftsprozesse und Business-Process-Management austauschen.

Dass Diskussionsportal ist produktneutral und soll im weitesten Sinne Themen zu der Frage „Wie können Geschäftsprozesse im Unternehmen verbessert werden“ behandeln. Da der Begriff „Geschäftsprozess“ ein sehr weites Spektrum umfasst, angefangen von sozialen Aspekten, bis bin zu technischen Fragen, gibt es dazu umfangreiche Diskussionsmöglichkeiten.

Im besten Fall können hier auch Personen, denen die BPM-Thematik bereits vertraut ist, weniger erfahrenen Personen Tipps zu Geschäftsprozessen geben. Wenn erforderlich, werden sich auch BPM-Spezialisten von JOOPS in die Diskussionen einbringen.

Um in dem Portal zu diskutieren (bloggen), geben Sie die Adresse http://blogofficetalk.wordpress.com in der Adresszeile Ihres Browsers ein. Melden Sie sich mit dem Link Registrieren (am rechten Rand der Seite) an. Und schon steht Ihnen die Diskussionswelt zum Thema Business-Process-Management offen.

Die Benützung des Diskussionsportals ist kostenfrei !

Wir wünschen Ihnen zum Thema Business-Process-Management viele und wichtige Erkenntnisse !

Und bedenken Sie, profitieren bedeutet immer, sich zuerst einzubringen !

Ein Weg die BPM-Suite OfficeTalk einzuführen

Nachdem Sie in den letzten Newslettern einige produktneutrale Ratschläge zur generellen Vorgehensweise für die Einführung einer BPM-Methodik erfahren haben, wollen wir Ihnen in diesem Newsletter einige Tipps zur möglichst reibungslosen Einführung der BPM-Suite OfficeTalk geben. Durch die mittelstandsgeeignete Architektur sind die Ratschläge von pragmatischer Natur.

Bei der Einführung der BPM-Suite OfficeTalk gibt es natürlich, wie im Sprichwort „Viele Wege führen nach Rom“, auch viele Möglichkeiten. Hier einer der möglichen Wege:

1. Vorgangsvorlage erstellen
2. Die involvierten Organisationseinheiten und Personen im Organigramm anlegen
3. Die einzelnen Arbeitsschritte der Vorgangsvorlage vervollständigen
4. Die Vorgangsvorlage für neue Anforderungen ändern

Vorgangsvorlage vorbereiten

1. Wählen Sie einen Ablauf aus Ihrem Unternehmen aus, der als Vorgangsvorlage erstellt werden soll.
2. Legen Sie fest, wer der Eigentümer der Vorgangsvorlage sein soll. Das ist zugleich auch der Ort, wo die Vorgangsvorlage hinterlegt wird. Wenn alle Bearbeiter des Unternehmens im Ablauf involviert sind, ist der Ort das Unternehmen. Nachfolgend wird davon ausgegangen.
3. Legen Sie für die Vorgangsvorlage einer verständliche Kategorie und eine sprechende Bezeichnung fest. Erstellen Sie das Gerüst der Vorgangsvorlage.

Organigramm vorbereiten
Legen Sie fest, welche auszuführenden Bearbeiter vom Ablauf involviert sind.

1. Legen Sie für jeden Bearbeiter im Organigramm mit dem Kontextmenü Neu einen Schreibtisch an.
2. Falls sich auszuführende Bearbeiter in einer Organisationseinheit (Abteilung, Team, Büro, usw.) befinden sollen, legen sie zuerst die Organisationseinheiten an.
3. Vergeben Sie für jeden auszuführenden Bearbeiter im Register Sichtbereich den Sichtbereich zum Ort der Vorgangsvorlage, hier zum Unternehmen.

Wenn die auszuführenden Bearbeiter in Organisationseinheiten angelegt wurden, legen Sie für jede Organisationseinheit im Register Rechte die entsprechenden Vorgangs- und Arbeitsschrittrechte an.
Wenn die auszuführenden Bearbeiter nicht in Organisationseinheiten angelegt wurden, legen Sie für jeden auszuführenden Bearbeiter im Register Rechte die entsprechenden Vorgangs- und Arbeitsschrittrechte an.

Arbeitsschritte vervollständigen
Hier werden die Arbeitsschritte mit Aktionen vervollständigt. Das Vervollständigen besteht für jeden Arbeitsschritt aus drei Teilen

1. Auszuführenden Bearbeiter bestimmen
2. Aktion(en) anlegen
3. Startmakro der Aktion zuweisen

Ausführender Bearbeiter
Öffnen Sie dazu nacheinander jeden Arbeitsschritt mit dem Kontextmenü Öffnen des Arbeitsschrittes im Ablaufdialog.
Im Register Bearbeitungsoptionen des Arbeitsschrittes legen Sie unter Arbeitsschritt wird bearbeitet durch den auszuführenden Bearbeiter fest.

Aktion erstellen
Mit den Registern Startaktionen, Benutzeraktionen, und Endeaktionen des Arbeitsschrittes werden die Aktionen des Arbeitsschrittes angelegt. Die Aktionen beschreiben die Aktivitäten des Arbeitsschrittes konkret. Hier wird nur eine Benutzeraktion angelegt. Das Anlegen von Start- und Endeaktionen verläuft ähnlich. Im Register Benutzeraktionen legen Sie die Aktion an.

• Die Kategorie der Aktion sollte als Hauptwort eine Gruppenbezeichnung für die an dieser Stelle auszuführende Aktion sein. Die Bezeichnung der Aktion sollte die auszuführende Aktion als Hauptwort beschreiben. Wenn ein Arbeitsschritt exakt eine Aktion besitzt, wird in der Regel der Arbeitsschrittname als Aktionsname verwendet.
• Unter Bearbeitungszeit tragen Sie die kalkulierte Bearbeitungszeit dieser Aktion ein.
• In der Auswahlliste Symbol wählen Sie für diese Aktivität ein passendes Bild.
• Unter Bearbeitung ist wählen sie die Option vorgeschrieben
• In der Auswahlliste Skript wählen Sie das Skript mit dem passenden Startmakro aus. Falls dafür noch kein passendes Skript existiert, öffnen Sie mit der Schaltfläche >> den Skriptbrowser. Damit erstellen Sie das erforderliche Skript und Makro.

Wenn das Skript und das Makro erstellt wurde, und das Skript in der Auswahlliste Skript eingetragen ist, wird die Erstellung der neuen Benutzeraktion mit der Schaltfläche Neu endgültig abgeschlossen.

Skript und Makro erstellen
Wenn noch kein geeignetes Skript/Makro für die Aktion existiert, können Sie das im Skriptbrowser erstellen.
Mit dem Kontextmenü Neu im linken Listefeld erstellen Sie ein neues Skript. In Dialog Neues Skript tragen Sie den Namen des neuen Skripts ein. Jetzt müssen Sie noch das Startmakro darin erstellen. Entweder Sie tragen den Quelltext im Textfeld unterhalb der Toolbar ein, oder Sie lassen sich von der Workbench helfen. Der Mausklick auf die Schaltfläche Workbench öffnet die Workbench.
Die Möglichkeiten der Workbench sind sehr umfangreich. Sie unterstützt die Erstellung von Makros für verschiedenste Aufgabenbereiche. Hier soll als Beispiel ein benutzerdefinierter Dialog (Skriptdialog) für die Benutzeraktion erstellt werden.
Tragen Sie im Eingabefeld Makroname den Namen des Makros ein. Dann wählen Sie das Register Skriptdialog.
Rechts sehen Sie den zukünftigen Dialog, der bei der Ausführung der Aktion ins Spiel gebracht wird. Ziehen Sie aus dem rechten Listfeld im linken Dialog die gewünschten Dialogelemente auf den rechten Dialog. Bearbeiten Sie die Dialogelemente. Abschließend erstellen Sie das Makro des benutzerdefinierten Dialoges mit der Schaltfläche Erstellen im Workbenchdialog und schließen die Workbench.
Das durch die Workbench erstellte Makro müssen Sie noch mit der Schaltfläche Kompilieren  kompilieren.
Abschließend wählen Sie das neu erstellte Skript im Skriptbrowser durch Doppelklick für die Übernahme in die Benutzeraktion aus.

Vorgangsvorlage ändern
Änderungen einer Vorgangsvorlage betreffen zwei Bereiche:

1. Änderungen des Ablaufes durch Hinzufügen oder Entfernen von Arbeitsschritten
2. Änderungen von Arbeitsschrittinhalten

Vorgangsablauf ändern
Öffnen Sie die Vorgangsvorlage mit der Schaltfläche Diagramm im Register Vorgangsvorlagen. Alle weiteren Änderungen werden im Ablaufdialog durchgeführt.

• Hinzufügen neuer Arbeitsschritte
• Entfernen von Arbeitsschritten
• Ändern der Reihenfolge der Arbeitsschritte
• Mit den Steuerungstasten der Schreibmarke können Sie den Ablauf verfolgen

Arbeitsschritte ändern
Um einen Arbeitsschritt zu ändern, öffnen Sie diesen im Ablaufdialog durch einen Doppelklick mit der Maus oder durch das Kontextmenü Öffnen.
Änderungen des Arbeitsschrittinhaltes werden in den jeweiligen Registern durchgeführt. Die Ablaufreihenfolge kann alternativ auch mit dem Register Arbeitsschrittergebnis beeinflusst werden.

Ein ausführliche Beschreibung dieser Empfehlung erhalten Sie unter http://www.joops.com/ProductSheets/German/Der%20rote%20Faden.pdf.

OfficeTalk Update Version 4.80

Das Update 4.80 ist voraussichtlich ab dem 1. September 2011 verfügbar. Die Änderungen und Erweiterungen sind 100 % zu den Vorgängerversionen 2.00 bis 4.76 kompatibel.

Das Update 4.80 steht diese mal unter den Themen:

Kompatibilität mit der Plattform Windows -7
Mit der Version 4.80 hat auf den Windows-7 Plattformen (Windows Vista und Windows-7) Windows-7 auch visuell Einzug gehalten. Technisch betrachtet lief OfficeTalk bisher auch schon auf Windows-7 Plattformen. Nur die Dialoge und die Dialogelemente waren noch im Windows-XP-Stil gehalten. Wenn Sie also OfficeTalk unter Windows Vista oder Windows-7 betreiben, hat OfficeTalk automatisch das Windows-7-Aussehen.

Unterstützung von mehrsprachigen Bearbeitern
Das System OfficeTalk ist grundsätzlich mehrsprachig ausgelegt und arbeitet je nach Installation in der entsprechenden Sprache. Unabhängig davon sind die Vorgangsdialoge zu sehen. Diese werden durch das Unternehmen mit der Workbench in einer Sprache lokalisiert. Damit diese Vorgangsdialoge bei einem Vorgangsablauf auch mehrsprachig, und automatisch in der Sprache des ausführenden Bearbeiters gehalten sind, wurde die Workbench umfassend überarbeitet.

Die wichtigsten Änderungen und Erweiterungen der Version 4.80

• Einsatz auf der Plattform Windows-7
  Die neueren Eigenschaften der Plattform Windows-7 werden jetzt unterstützt. Das gibt OfficeTalk auf den Plattformen Windows-Vista und Windows-7 ein passableres Aussehen.
• Workbencherweiterung für mehrsprachige Vorgangsdialoge
  Damit eine Vorgangsvorlage mehrsprachig oder für verschiedene Funktionen ausgelegt werden kann, wurde die Workbench umfangreich überarbeitet. Die Bedienung blieb jedoch gleich ! In diesem Zusammenhang wurde der Begriff Textgruppe in den Begriff Bezeichnergruppe umbenannt.
• Erweiterung der Kommunikationsbibliothek für externe Datenbanken
  Die Kommunikationsbibliothek zur Verwendung externer Datenbanken im Ablauf eines Vorgangs kann jetzt auch Datenbankspalten vom Typ Numeric, Decimal und Money bearbeiten. Dadurch ist die Bearbeitung fremder Datenbanken etwas einfacher geworden.
• Erweiterung der Ablaufanalyse einer Vorgangsvorlage
  Die Ablaufanalyse einer Vorgangsvorlage zeigt jetzt auch falsch verwendete Bezeichnergruppen auf. Damit kann eine Vorgangsvorlage für den späteren Ablauf sicherer gemacht werden.
  
• Makroerweiterungen zur komfortableren Bearbeitung von Zeichenketten
  Um in einem Makro Zeichenketten komfortabel bearbeiten zu können, wurden mehrere Funktionen aus der neueren VisualBasic-Version übernommen.
  
• Erleichterte Behandlung von Vorgangsvorlagen als Teilvorgängen
  Um die Aufgabenliste zu entlasten, können jetzt Vorgangsvorlagen auch als Teilvorgänge ausgezeichnet werden. Dadurch werden Vorgangsvorlagen in der Aufgabenliste nicht mehr zum Starten angeboten und die Aufgabenliste wird dadurch einfacher bedienbar.
  
• Erweiterung des Dialoges zur Anzeige des aktuellen Ablaufs eines Vorgangs
  Um die Schritte zur Analyse des Ablaufes eines aktuellen Vorgangs zu vereinfachen, wird jetzt im Dialog auch das Datum der letzten Ausführung eines Arbeitsschrittes angezeigt. Damit erübrigt sich in vielen Fällen der Blick in die Historie.
• Auf Windows-Plattformen COM-Komponenten nutzen
  COM-Komponenten, die im Systemverzeichnis %CommonProgramFiles% installiert wurden, konnten u.U. in den Ablauf eines Vorgangs nicht integriert werden.

Kleines Update – Große Bedienungsvereinfachung

Mit dem Update Version 4.75 Build 06.08.2011 hält eine interessante Bedienungsvereinfachung Einzug:

Die editierbaren Auswahllistfelder, auch Comboboxen genannt, unterstützen jetzt die sogenannte Autocomplete-Funktion. Das bedeutet, schon bei der Eingabe des, oder der ersten Zeichen wird das Eingabefeld mit dem aus der Liste passenden Eintrag vervollständigt. Der vervollständigte Textteil wird dabei markiert. Wenn also die automatische Ersetzung einen ungewollten Eintrag ergeben hat, wird der vervollständigte Textteil durch die nächste Eingabe ersetzt. Und die automatische Vervollständigung beginnt von neuem.

Neben den Dialogen der Applikation (Loginfeld im Logindialog, Kategoriefeld in den Dialogen Vorgangsvorlage, Arbeittschritt, Aktion, usw.) unterstützen auch die editierbaren Auswahllistfelder in den Vorgangsdialogen diese Autocomplete-Funktion.

Besonders Tastaturfreaks werden diese neue Funktionalität begrüßen, weil dadurch ein weiterer Griff zur Maus vermieden werden kann.

Josef Springer

Automatisches Ausführen von Vorgängen/Prozessen

OfficeTalk versteht unter der automatischen Ausführung von Vorgängen die Ausführung ohne Initiativen eines Bearbeiters (Benutzers). Diese Funktionalität war bisher auch schon enthalten, aber eben nur experimentell. d.h. Eine automatische Ausführung des Vorgangs wurde durch das Schließen der Aufgabenliste, durch die Delegation des Vorgangs und durch die Beendigung von OfficeTalk dauerhaft beendet, und musste bei beim nächsten Öffnen der Aufgabenliste explizit mit dem Kontextmenü „Automatisch ausführen“ wieder aktiviert werden.

Ab Version 4.75 wird die automatische Ausführung ohne Einschränkungen unterstützt.
Die persönliche Aufgabenliste muss nach wie vor geöffnet sein, damit die automatische Ausführung eines Vorgangs aktiv sein kann, denn falls der Vorgangsablauf Vorgangsdialoge enthält, können diese nur im Kontext der Aufgabenliste ausgefüllt werden. Die automatische Ausführung eines Vorgangs bleibt aber in jedem Fall erhalten, auch wenn der Vorgang delegiert wird, oder wenn OfficeTalk beendet wird.

Damit ist jetzt ein größtmöglicher unbewachter Betrieb von OfficeTalk möglich.

Josef Springer

Wie wird eine IT-gestützte Steuerung der Geschäftsprozesse eingeführt

Die Einführung einer BPM-Lösung im Unternehmen

Die Einführung einer IT-gestützten Geschäftsprozesssteuerung ist kein Geheimnis. Sie ist aber auch nicht zu unterschätzen ! Die IT-gestützte Steuerung von Geschäftsprozessen erschließt dem Unternehmen jedoch auch viele Vorteile,

• Zeitersparnis
• Kostenersparnis
• Transparenz
• Nachvollziehbarkeit

sind nur hier einige Vorteile.

Der rote Faden bietet Ihnen einen Wegweiser für die Einführung einer IT-gestützten Geschäftsprozesssteuerung, nicht nur am Beispiel der BPM-Lösung OfficeTalk.

OfficeTalk unterstützt Sie bei Verspätungen

OfficeTalk unterstützt Sie bei Verspätungen

Wir wissen alle, dass im Leben nicht immer alles nach Plan läuft. Und erst Recht nicht im Geschäftsleben. Da hat ein Interessent angerufen und will eine Beratung zu einer besonderen Dienstleistung unseres Unternehmens haben. Aber leider ist der vereinbarte Beratungstermin in Alltagsgeschäft untergegangen, und der Interessent hat sich deshalb einem Mitbewerber zugewandt.
So etwas darf nicht passieren, aber wie wir alle wissen, kommt das in der Praxis öfter vor, als uns lieb ist.

Auch in diesen Situationen kann und sollte eine Business-Process-Management-Lösung helfen. Denn ein BPM-System steuert nicht nur z.B. die Tätigkeiten für die Beratung des Interessenten, sondern überwacht auch die dafür einzuhaltenden Regeln, in diesem Zusammenhang die Zeiten. Damit der Interessent „nicht verloren geht“

Da die BPM-Suite OfficeTalk eine generische BPM-Lösung ist, können Sie solche Maßnahmen, wie z.B. die Überwachung von Prozessabläufen mit einem ganz normalen Standardprozess erledigen. Diesen Prozess und damit die Regeln für die Überwachung sowie die entsprechenden Reaktionen können Sie vollständig selbst bestimmen, da es sich ja um einen Prozess, wie jeden anderen handelt.
Für OfficeTalk wird zur Erledigung solcher Aufgaben eine vorgefertigte Vorgangsvorlage/Prozessvorlage mit dem Namen Eskalation angeboten. Diese Prozessvorlage können sie beliebig auf die Anforderungen und Regeln Ihres Unternehmens anpassen.

Die Dokumentation zur der Vorgangsvorlage/Prozessvorlage Eskalation können Sie bei OfficeTalk@joops.com anfordern.

Wie beginne ich mit OfficeTalk ?

Organigram, Bearbeiter und Vorgangsvorlagen müssen zuerst in OfficeTalk eingetragen werden. Erst dann kann OfficeTalk Vorgänge im Unternehmen steuern und optimieren. Wie dabei vorgegangen wird, beschreibt http://www.joops.com/ProductSheets/German/Der rote Faden.pdf.

Josef Springer

OfficeTalk lernt chinesisch

Die Erstellung der chinesischen Version befindet sich in den Endzügen. Und es sieht gut aus…
Voraussichtlich werden die Arbeiten im März abgeschlossen. Die chinesische Ausführung von OfficeTalk unterstützt dann die chineschische Schrift mit dem vereinfachten Zeichensatz.

Also, ab Ende März spricht OfficeTalk auch chinesisch ! Weitere Einzelheiten erhalten Sie von unserem Systempartner
KAPENDO Human Capital Management
Room A-902, No.163, Puhuitang Road, Xuhui District
200030 Shanghai, P.R.C.
E-Mail: horst.stadler@kapendo.com
Tel.: 0086-159 2147 9930

Was kann OfficeTalk

OfficeTalk besitzt eine umfangreiche Funktionalität für das Business-Process-Management. Das sind im einzelnen die Bereiche

• Prozessgestaltung
• Prozessverwaltung
• Prozessoptimierung
• Prozessausführung

Mit dem Link Fakten erhalten Sie eine komprimierte Aufstellung aller Möglichkeiten. Mit dem Link Facts erhalten sie das selbe für unsere englisch sprechenden Freunde.