Bei der Anschaffung eine Softwaresystems spielt die Frage der Rentabilität des Systems eine große Rolle. Der Begriff „Return-Of-Invest“ ist dabei von zentraler Bedeutung. Die Antworten auf Fragen wie zum Beispiel „Nach welchem Zeitraum hat sich der Einsatz amortisiert ?“ oder „Ab wann arbeite ich mit dem System in der Gewinnzone ?“ tragen nicht unwesentlich zur Entscheidung für ein Softwaresystem bei. Je früher durch das System seine Anschaffungskosten eingespielt sind, desto eher wird die Entscheidung dafür fallen. Die Frage der Funktionalität eines Systems darf bei diesen Überlegungen natürlich vernachlässigt werden ! Auch Business-Prozess-Management-Systeme müssen sich diesen Fragen stellen.  Unabhängig von der Tatsache dass gerade derartige Softwaresysteme nicht unerheblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen können (siehe zum Beispiel BPM-Projekte machen Unternehmen fit für Krisenzeiten und Business Process Management (BPM): Intelligente Unternehmens …).Um Ihnen die Rentabilität der Business-Prozess-Management-Suite OfficeTalk aufzuzeigen, haben wir einige Amortisationsberechnungen für den „Return-Of-Invest“ bereitgestellt. Die Berechnungen basieren auf den Einsatz in mittelständischen Firmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern. Diese Berechnungen können Sie auf Ihre Unternehmensgröße umlegen und so selbst entscheiden, ob der Einsatz von OfficeTalk für Ihr Unternehmen  in Frage kommt.

• Amortisationsrechnung
  für eine Finanzmakleragentur
• Amortisationsrechnung
  für einem Unternehmen mit Projektsteuerungsaufgaben
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  für eine Steuerkanzlei

OfficeTalk für 40,– € pro Monat/Benutzer

Das Diskussionsportal http://blogofficetalk.wordpress.com wurde bisher sehr gut aufgenommen. Wie sein Name schon sagt, können Sie sich in dem Portal mit gleichgesinnten Personen zum Thema Geschäftsprozesse und Business-Process-Management austauschen.

Dass Diskussionsportal ist produktneutral und soll im weitesten Sinne Themen zu der Frage „Wie können Geschäftsprozesse im Unternehmen verbessert werden“ behandeln. Da der Begriff „Geschäftsprozess“ ein sehr weites Spektrum umfasst, angefangen von sozialen Aspekten, bis bin zu technischen Fragen, gibt es dazu umfangreiche Diskussionsmöglichkeiten.

Im besten Fall können hier auch Personen, denen die BPM-Thematik bereits vertraut ist, weniger erfahrenen Personen Tipps zu Geschäftsprozessen geben. Wenn erforderlich, werden sich auch BPM-Spezialisten von JOOPS in die Diskussionen einbringen.

Um in dem Portal zu diskutieren (bloggen), geben Sie die Adresse http://blogofficetalk.wordpress.com in der Adresszeile Ihres Browsers ein. Melden Sie sich mit dem Link Registrieren (am rechten Rand der Seite) an. Und schon steht Ihnen die Diskussionswelt zum Thema Business-Process-Management offen.

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Wir wünschen Ihnen zum Thema Business-Process-Management viele und wichtige Erkenntnisse !

Und bedenken Sie, profitieren bedeutet immer, sich zuerst einzubringen !

Nachdem Sie in den letzten Newslettern einige produktneutrale Ratschläge zur generellen Vorgehensweise für die Einführung einer BPM-Methodik erfahren haben, wollen wir Ihnen in diesem Newsletter einige Tipps zur möglichst reibungslosen Einführung der BPM-Suite OfficeTalk geben. Durch die mittelstandsgeeignete Architektur sind die Ratschläge von pragmatischer Natur.

Bei der Einführung der BPM-Suite OfficeTalk gibt es natürlich, wie im Sprichwort „Viele Wege führen nach Rom“, auch viele Möglichkeiten. Hier einer der möglichen Wege:

1. Vorgangsvorlage erstellen
2. Die involvierten Organisationseinheiten und Personen im Organigramm anlegen
3. Die einzelnen Arbeitsschritte der Vorgangsvorlage vervollständigen
4. Die Vorgangsvorlage für neue Anforderungen ändern

Vorgangsvorlage vorbereiten

1. Wählen Sie einen Ablauf aus Ihrem Unternehmen aus, der als Vorgangsvorlage erstellt werden soll.
2. Legen Sie fest, wer der Eigentümer der Vorgangsvorlage sein soll. Das ist zugleich auch der Ort, wo die Vorgangsvorlage hinterlegt wird. Wenn alle Bearbeiter des Unternehmens im Ablauf involviert sind, ist der Ort das Unternehmen. Nachfolgend wird davon ausgegangen.
3. Legen Sie für die Vorgangsvorlage einer verständliche Kategorie und eine sprechende Bezeichnung fest. Erstellen Sie das Gerüst der Vorgangsvorlage.

Organigramm vorbereiten
Legen Sie fest, welche auszuführenden Bearbeiter vom Ablauf involviert sind.

1. Legen Sie für jeden Bearbeiter im Organigramm mit dem Kontextmenü Neu einen Schreibtisch an.
2. Falls sich auszuführende Bearbeiter in einer Organisationseinheit (Abteilung, Team, Büro, usw.) befinden sollen, legen sie zuerst die Organisationseinheiten an.
3. Vergeben Sie für jeden auszuführenden Bearbeiter im Register Sichtbereich den Sichtbereich zum Ort der Vorgangsvorlage, hier zum Unternehmen.

Wenn die auszuführenden Bearbeiter in Organisationseinheiten angelegt wurden, legen Sie für jede Organisationseinheit im Register Rechte die entsprechenden Vorgangs- und Arbeitsschrittrechte an.
Wenn die auszuführenden Bearbeiter nicht in Organisationseinheiten angelegt wurden, legen Sie für jeden auszuführenden Bearbeiter im Register Rechte die entsprechenden Vorgangs- und Arbeitsschrittrechte an.

Arbeitsschritte vervollständigen
Hier werden die Arbeitsschritte mit Aktionen vervollständigt. Das Vervollständigen besteht für jeden Arbeitsschritt aus drei Teilen

1. Auszuführenden Bearbeiter bestimmen
2. Aktion(en) anlegen
3. Startmakro der Aktion zuweisen

Ausführender Bearbeiter
Öffnen Sie dazu nacheinander jeden Arbeitsschritt mit dem Kontextmenü Öffnen des Arbeitsschrittes im Ablaufdialog.
Im Register Bearbeitungsoptionen des Arbeitsschrittes legen Sie unter Arbeitsschritt wird bearbeitet durch den auszuführenden Bearbeiter fest.

Aktion erstellen
Mit den Registern Startaktionen, Benutzeraktionen, und Endeaktionen des Arbeitsschrittes werden die Aktionen des Arbeitsschrittes angelegt. Die Aktionen beschreiben die Aktivitäten des Arbeitsschrittes konkret. Hier wird nur eine Benutzeraktion angelegt. Das Anlegen von Start- und Endeaktionen verläuft ähnlich. Im Register Benutzeraktionen legen Sie die Aktion an.

• Die Kategorie der Aktion sollte als Hauptwort eine Gruppenbezeichnung für die an dieser Stelle auszuführende Aktion sein. Die Bezeichnung der Aktion sollte die auszuführende Aktion als Hauptwort beschreiben. Wenn ein Arbeitsschritt exakt eine Aktion besitzt, wird in der Regel der Arbeitsschrittname als Aktionsname verwendet.
• Unter Bearbeitungszeit tragen Sie die kalkulierte Bearbeitungszeit dieser Aktion ein.
• In der Auswahlliste Symbol wählen Sie für diese Aktivität ein passendes Bild.
• Unter Bearbeitung ist wählen sie die Option vorgeschrieben
• In der Auswahlliste Skript wählen Sie das Skript mit dem passenden Startmakro aus. Falls dafür noch kein passendes Skript existiert, öffnen Sie mit der Schaltfläche >> den Skriptbrowser. Damit erstellen Sie das erforderliche Skript und Makro.

Wenn das Skript und das Makro erstellt wurde, und das Skript in der Auswahlliste Skript eingetragen ist, wird die Erstellung der neuen Benutzeraktion mit der Schaltfläche Neu endgültig abgeschlossen.

Skript und Makro erstellen
Wenn noch kein geeignetes Skript/Makro für die Aktion existiert, können Sie das im Skriptbrowser erstellen.
Mit dem Kontextmenü Neu im linken Listefeld erstellen Sie ein neues Skript. In Dialog Neues Skript tragen Sie den Namen des neuen Skripts ein. Jetzt müssen Sie noch das Startmakro darin erstellen. Entweder Sie tragen den Quelltext im Textfeld unterhalb der Toolbar ein, oder Sie lassen sich von der Workbench helfen. Der Mausklick auf die Schaltfläche Workbench öffnet die Workbench.
Die Möglichkeiten der Workbench sind sehr umfangreich. Sie unterstützt die Erstellung von Makros für verschiedenste Aufgabenbereiche. Hier soll als Beispiel ein benutzerdefinierter Dialog (Skriptdialog) für die Benutzeraktion erstellt werden.
Tragen Sie im Eingabefeld Makroname den Namen des Makros ein. Dann wählen Sie das Register Skriptdialog.
Rechts sehen Sie den zukünftigen Dialog, der bei der Ausführung der Aktion ins Spiel gebracht wird. Ziehen Sie aus dem rechten Listfeld im linken Dialog die gewünschten Dialogelemente auf den rechten Dialog. Bearbeiten Sie die Dialogelemente. Abschließend erstellen Sie das Makro des benutzerdefinierten Dialoges mit der Schaltfläche Erstellen im Workbenchdialog und schließen die Workbench.
Das durch die Workbench erstellte Makro müssen Sie noch mit der Schaltfläche Kompilieren  kompilieren.
Abschließend wählen Sie das neu erstellte Skript im Skriptbrowser durch Doppelklick für die Übernahme in die Benutzeraktion aus.

Vorgangsvorlage ändern
Änderungen einer Vorgangsvorlage betreffen zwei Bereiche:

1. Änderungen des Ablaufes durch Hinzufügen oder Entfernen von Arbeitsschritten
2. Änderungen von Arbeitsschrittinhalten

Vorgangsablauf ändern
Öffnen Sie die Vorgangsvorlage mit der Schaltfläche Diagramm im Register Vorgangsvorlagen. Alle weiteren Änderungen werden im Ablaufdialog durchgeführt.

• Hinzufügen neuer Arbeitsschritte
• Entfernen von Arbeitsschritten
• Ändern der Reihenfolge der Arbeitsschritte
• Mit den Steuerungstasten der Schreibmarke können Sie den Ablauf verfolgen

Arbeitsschritte ändern
Um einen Arbeitsschritt zu ändern, öffnen Sie diesen im Ablaufdialog durch einen Doppelklick mit der Maus oder durch das Kontextmenü Öffnen.
Änderungen des Arbeitsschrittinhaltes werden in den jeweiligen Registern durchgeführt. Die Ablaufreihenfolge kann alternativ auch mit dem Register Arbeitsschrittergebnis beeinflusst werden.

Ein ausführliche Beschreibung dieser Empfehlung erhalten Sie unter http://www.joops.com/ProductSheets/German/Der%20rote%20Faden.pdf.

Das Update 4.80 ist voraussichtlich ab dem 1. September 2011 verfügbar. Die Änderungen und Erweiterungen sind 100 % zu den Vorgängerversionen 2.00 bis 4.76 kompatibel.

Das Update 4.80 steht diese mal unter den Themen:

Kompatibilität mit der Plattform Windows -7
Mit der Version 4.80 hat auf den Windows-7 Plattformen (Windows Vista und Windows-7) Windows-7 auch visuell Einzug gehalten. Technisch betrachtet lief OfficeTalk bisher auch schon auf Windows-7 Plattformen. Nur die Dialoge und die Dialogelemente waren noch im Windows-XP-Stil gehalten. Wenn Sie also OfficeTalk unter Windows Vista oder Windows-7 betreiben, hat OfficeTalk automatisch das Windows-7-Aussehen.

Unterstützung von mehrsprachigen Bearbeitern
Das System OfficeTalk ist grundsätzlich mehrsprachig ausgelegt und arbeitet je nach Installation in der entsprechenden Sprache. Unabhängig davon sind die Vorgangsdialoge zu sehen. Diese werden durch das Unternehmen mit der Workbench in einer Sprache lokalisiert. Damit diese Vorgangsdialoge bei einem Vorgangsablauf auch mehrsprachig, und automatisch in der Sprache des ausführenden Bearbeiters gehalten sind, wurde die Workbench umfassend überarbeitet.

Die wichtigsten Änderungen und Erweiterungen der Version 4.80

• Einsatz auf der Plattform Windows-7
  Die neueren Eigenschaften der Plattform Windows-7 werden jetzt unterstützt. Das gibt OfficeTalk auf den Plattformen Windows-Vista und Windows-7 ein passableres Aussehen.
• Workbencherweiterung für mehrsprachige Vorgangsdialoge
  Damit eine Vorgangsvorlage mehrsprachig oder für verschiedene Funktionen ausgelegt werden kann, wurde die Workbench umfangreich überarbeitet. Die Bedienung blieb jedoch gleich ! In diesem Zusammenhang wurde der Begriff Textgruppe in den Begriff Bezeichnergruppe umbenannt.
• Erweiterung der Kommunikationsbibliothek für externe Datenbanken
  Die Kommunikationsbibliothek zur Verwendung externer Datenbanken im Ablauf eines Vorgangs kann jetzt auch Datenbankspalten vom Typ Numeric, Decimal und Money bearbeiten. Dadurch ist die Bearbeitung fremder Datenbanken etwas einfacher geworden.
• Erweiterung der Ablaufanalyse einer Vorgangsvorlage
  Die Ablaufanalyse einer Vorgangsvorlage zeigt jetzt auch falsch verwendete Bezeichnergruppen auf. Damit kann eine Vorgangsvorlage für den späteren Ablauf sicherer gemacht werden.
  
• Makroerweiterungen zur komfortableren Bearbeitung von Zeichenketten
  Um in einem Makro Zeichenketten komfortabel bearbeiten zu können, wurden mehrere Funktionen aus der neueren VisualBasic-Version übernommen.
  
• Erleichterte Behandlung von Vorgangsvorlagen als Teilvorgängen
  Um die Aufgabenliste zu entlasten, können jetzt Vorgangsvorlagen auch als Teilvorgänge ausgezeichnet werden. Dadurch werden Vorgangsvorlagen in der Aufgabenliste nicht mehr zum Starten angeboten und die Aufgabenliste wird dadurch einfacher bedienbar.
  
• Erweiterung des Dialoges zur Anzeige des aktuellen Ablaufs eines Vorgangs
  Um die Schritte zur Analyse des Ablaufes eines aktuellen Vorgangs zu vereinfachen, wird jetzt im Dialog auch das Datum der letzten Ausführung eines Arbeitsschrittes angezeigt. Damit erübrigt sich in vielen Fällen der Blick in die Historie.
• Auf Windows-Plattformen COM-Komponenten nutzen
  COM-Komponenten, die im Systemverzeichnis %CommonProgramFiles% installiert wurden, konnten u.U. in den Ablauf eines Vorgangs nicht integriert werden.